Projekt Vital Analyse®

Transparenz für Projekteffizienz: Methode und Vorgehensweise

Problembeschreibung
Stetig steigende Projekt-Komplexität bringt das magische Termin-Qualitäts-Kosten-Dreieck in industriellen Großprojekten häufig außer Kontrolle. Vorstände, Aufsichtsräte, Geschäftsführer, Bereichsleiter, Projektleiter, Wirtschaftsprüfer oder Kaufinteressent von projektorientierten Unternehmen mit langfristiger Einzelfertigung erahnen häufig dunkle Wolken am Horizont von unternehmenskritischen Vorhaben, können diese schemenhaft erkennbaren Anzeichen jedoch nicht “greifen”. Überraschungen kann und will sich der genannte Personenkreis nicht leisten.

Lösungsansatz
Der Grundgedanke der Methode ist, dass komplexe technische Systeme (z.B. Prozessanlagen, Produktionsprozesse) durch komplexe soziale Systeme (Organisationen: z.B. Konzerne, Investoren, Konsortien, Anlagenbauer, Projekte, Anlagenbetreiber, Instandhalter, Qualitätsorganisation) erdacht, geplant, realisiert und betrieben werden.

Dabei sind die beteiligten Organisationen mit einem Grad an Komplexität konfrontiert, der an und für sich nicht mit Expertenwissen alleine bearbeitbar ist. Zu umfassend ist der Anteil von Nichtwissen, der bei Entscheidungen angemessen bewältigt werden muss.

Es ist eine Methode erforderlich, um Aufbau- und Ablauforganisationen von Unternehmen (komplexe soziale Systeme) in Ihren relevanten Umwelten zu analysieren, d.h. beobachtete Phänomene zu beschreiben, zu erklären und zu bewerten. Hierzu wird die Methode der Projekt Vital Analyse® vorgeschlagen, die sich bereits bei der Analyse von über 85 Projekten mit über 250 Jahren Projektlaufzeit und mehr als 15 Mrd. € Auftragswert bewährt hat.

Die Methode der Projekt Vital Analyse® basiert auf der üblichen Audit-Vorgehensweise von (normbasierten) Managementsystemen für Qualität, Projekt, Risiko und Informationssicherheit („harte Faktoren“ bzw. Sachdimensionen). Zusätzlich werden die Kommunikation der handelnden Akteure eingebettet in ihrem Verantwortungsbereich (Sozialdimension) sowie das Projekt- und Unternehmensumfeld (System in seinen relevanten Umwelten) in Analyse und Prognose mit einbezogen („weiche Faktoren“, komplexes soziales System).

In Projekten in der Prozessindustrie sind die typischerweise relevanten sozialen Systeme Unternehmens- und Projekt-Organisationen in den Rollen von Auftraggebern und Auftragnehmern. Typischerweise liegen aus Sicht der Auftraggeber die Schwerpunkte einer Projekt Vital Analyse® in den Bereichen des normierten Projekt-, Projekt-Risiko-Managements und des unternehmensweiten Risiko-Managements (Enterprise-Risk-Managements).

Jedoch ist eine umfassendere Betrachtung erforderlich, um einen umfassenden Eindruck von der zu analysierenden Projektorganisation zu gewinnen. Aus diesem Grund werden die Anforderungen der Auftraggeber durch die systemtheoretisch-konstruktivistischen Perspektiven eines Beobachters 2. Ordnung ergänzt. Dabei werden vitale (überlebenswichtige) Aspekte komplexer Aufbau- und Ablauforganisationen unterschieden, beschrieben, erklärt, bewertet. Zusätzlich wird aktiv nach wiederkehrenden Mustern gesucht, die einen Unterschied im Vergleich zu den von Karl E. Weick und Kathleen M. Sutcliffe beschriebenen  Organisationsprinzipien von High-Reliability-Organisationen (HRO) ausmachen:

1. HRO-Prinzip: Konzentration auf Fehler
2. HRO-Prinzip: Abneigung gegen Vereinfachungen
3. HRO-Prinzip: Sensibilität für betriebliche Abläufe
4. HRO-Prinzip: Streben nach Flexibilität
5. HRO-Prinzip: Respekt vor fachlichem Wissen und Können

Abhängig vom konkreten Auftrag werden als weitere Orientierungsrahmen die Leitwerttheorie (beschreiben, erklären und bewerten von langfristigen Entwicklungen und potentiellen Entwicklungsalternativen von komplexen Systemen) von Dr. Hartmut Bossel und ausgewählte Forschungsergebnisse zum menschlichen Umgang mit Unbestimmtheit und Komplexität (beschreiben, erklären und bewerten von individuellen / persönlichen Verhaltenweisen von Akteuren in komplexen Problemlösungssituationen) von Dr. Dietrich Dörner bei der Analyse mit berücksichtigt.

Zusammenfassung
Organisationsprinzipien von High-Reliability-Organisationen (HRO), Leitwerttheorie, ausgewählte Forschungsergebnisse zum menschlichen Umgang mit Unbestimmtheit und Komplexität, komplexe soziale Systeme (Projekt- oder Unternehmensorganisationen) aus systemtheoretisch-konstruktivistischer Perspektive des Beobachters 2. Ordnung betrachtet, sind in die Entwicklung und Verfeinerung der Projekt Vital Analyse® eingeflossen, um die Zuverlässigkeit von Ergebnisprognosen der mitlaufenden Kalkulation im internationalen Großanlagenbau zu verbessern.

Dabei orientiert sich die Methode auf der Soll-Seite immer an den konkreten Zielvorgaben des Auftraggebers sowie der aktuellen Aufbau- und Ablauforganisation der zu analysierenden Organisation(en). Auf der Haben-Seite werden die gegenwärtige Projektsituation und die aktuellen Projektergebnisse unter angemessener Würdigung der Projekthistorie analysiert. Dabei liegt der Schwerpunkt der Untersuchung auf dem Beschreiben, Erklären und Bewerten terminlicher und kommerzieller Aspekte und deren Entwicklungen über die Zeit (Sachdimension). Informationen werden in Gesprächen mit direkt und indirekt am Projekt beteiligten Personen (Akteuren) der Organisation im Anschluss an eine Sichtung der kommerziellen und organisatorischen Projektdokumentation / Berichterstattung / mitlaufenden Kalkulation erhoben. Begehungen des Projektes, je nach Projektphase umfasst dies ebenfalls Audits global verteilter Engineering-Organisationen, Schlüssellieferanten und Baustellen, dies erlaubt einen Abgleich des Berichtwesens mit den persönlich vor Ort in Augenschein genommenen Sachverhalten. Dabei sind der direkte Dialog und die Beobachtung, Beschreibung und Bewertung der Kommunikation der Akteure untereinander wesentliche Bestandteile der Methode (Sozialdimension).Für Spezialthemen werden in Absprache mit dem Auftraggeber weitere Spezialisten, z.B. Psychologen, Soziologen hinzugezogen.

Ausblick
Wenn Sie dunkle Wolken am Horizont von unternehmenskritischen Vorhaben, Groß- oder Megaprojekten erahnen, brauchen Sie Klarheit. Projektbegleitende Audits, Assessments und Workshops bringen bisher verborgene, nicht offen ausgesprochene, Informationen auf den Tisch und in die Kommunikation. Auf diese Weise können Sie Projektkrisen vorbeugen, die sich bei Groß- und Megaprojekten leicht zu öffentlichkeitswirksamen Unternehmenskrisen ausweiten können.

Ich freue mich auf eine vertrauensvolle Zusammenarbeit. Nehmen Sie Kontakt mit mir auf.